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Un cahier des charges vise à définir exhaustivement les « spécifications de base » d’un produit ou d’un service à réaliser.

Le cahier des charges prend des formes variables selon le type d’activité (production ou service récurrent, projet ponctuel,…), selon le domaine d’activité principal concerné et selon la culture d’entreprise.

Enjeux d’un cahier des charges

Outre les spécifications de base, le cahier des charges décrit notamment :

• les enjeux sous-jacents ;
• les objectifs généraux à atteindre, y compris le livrable principal ;
• les modalités éventuelles d’exécution (notamment coûts estimés a priori, délai, jalons,…), sans toutefois imposer des solutions ;
• les critères d’évaluation du livrable et des autres objectifs ;
• les contraintes principales ;
• les exclusions.

Utilisation du cahier des charges

En interne, le cahier des charges sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s’assurer que tout le monde est d’accord. En particulier, le cahier des charges permet de cadrer la ou les missions des acteurs impliqués, et notamment celles du directeur de projet (côté maîtrise d’ouvrage) et/ou du chef de projet (côté maîtrise d’œuvre).

Le cahier des charges sert ensuite à sélectionner le prestataire ou soumissionnaire (dans le cas d’un appel d’offres), et à organiser la relation tout au long du projet.

Le cahier des charges est considéré comme un référentiel partagé par le prestataire et l’équipe interne, et décliné dans les documents contractuels.

Vers l’externe, le cahier des charges est en outre un outil fondamental de communication du directeur de projet et/ou du chef de projet.

Le cahier des charges est un document contractuel entre le client et le prestataire/vendeur, mais il ne constitue pas à lui seul le contrat commercial.

Le cahier des charges permet en outre de remplir l’obligation générale d’information du vendeur ou du prestataire vis-à-vis de son client (code de la consommation, Livre I^er, titre I^er, chapitre I^er).

Cahier des charges fonctionnel

La partie « expression du besoin » du cahier des charges est ensuite précisée, si besoin, dans un cahier des charges fonctionnel.

Partie technique d’un cahier des charges

La partie technique d’un Cahier des Charges doit se limiter à énumérer les contraintes techniques avérées.

Les contraintes de bases sont économiques (les contraintes monétaires comme le budget de fonctionnement), environnementales (le caractère recyclable du produit, etc.), humaines (par exemple, dans le cas d’un jouet pour enfant, il doit être léger, ne pas contenir de petites pièces, etc.), industrielles (par exemple, il doit être fabriqué au Canada) et matérielles (par exemple, il doit spécifier les morceaux qui peuvent être remplacés, comme des piles, il doit préciser le recours à tel ou tel serveur d’applications, la plate-forme de déploiement).

L’erreur la plus courante est de confondre préférences et contraintes. Ceci cause des incompréhensions et des remises en causes aussi tardives que dramatiques. Pour remédier à ce problème, on confie parfois la rédaction du cahier des charges à un non technicien et on cherche à fournir le même niveau de détail pour chaque besoin.

On peut aussi faire appel à un consultant « assistance à maîtrise d’ouvrage » (AMO) pour valider la cohérence du cahier des charges. Cela réduit considérablement les risques…

Cahier des charges dans les marchés publics

En France

Les cahiers des charges des marchés passés selon une procédure formalisée déterminent les conditions dans lesquelles les marchés sont exécutés.

Ils comprennent des documents généraux et des documents particuliers^[1] :

• Les documents généraux sont :
  • Les cahiers des clauses administratives générales, qui fixent les dispositions administratives applicables à une catégorie de marchés ;
  • Les cahiers des clauses techniques générales, qui fixent les dispositions techniques applicables à toutes les prestations d’une même nature.

Ces documents sont approuvés par un arrêté du ministre chargé de l’économie et des ministres intéressés. La référence à ces documents n’est pas obligatoire.

• Les documents particuliers sont :
  • Les cahiers des clauses techniques particulières, qui fixent les dispositions techniques nécessaires à l’exécution des prestations de chaque marché,
  • Les cahiers des clauses administratives particulières, qui fixent les dispositions administratives propres à chaque marché.

Dans les autres pays

Notes et références

Voir aussi

Articles connexes

• Cahier des charges fonctionnel

Bibliographie

• Michel Topper, Comment tenir un cahier des charges

• Portail du management

Le cahier des charges fonctionnel (CDCF) est un document formulant le besoin, au moyen de fonctions détaillant les services rendus par le produit et les contraintes auxquelles il est soumis.

Contexte de rédaction

Avant d’imposer une solution, il faut se tourner vers le demandeur, pour aboutir de manière structurée à la solution. En effet, le but d’un projet est de satisfaire le besoin. il faut exprimer clairement les objectifs à atteindre d’un projet, afin d’éviter toute confusion entre vous et le demandeur.

Ce besoin doit être exprimé dès le lancement du projet. Il s’agit d’expliciter quelle est l’exigence fondamentale qui justifie la conception du produit.

Le cahier des charges fonctionnel est un document qui permet de formaliser avec précision le besoin du demandeur. En effet, le CDCF est un tableau de bord qui définit le projet et détaille les conditions dans lesquelles il doit être réalisé ;il décrit l’ensemble des caractéristiques attendues des fonctions de service. C’est le lien de compréhension entre l’entreprise et le client.

Objectifs

Le cahier des charges fonctionnel doit expliciter le besoin du client, au travers de fonctions de services et de fonctions de contraintes.
Il présente le problème dans son ensemble, précisant le champ du domaine étudié (marché, études menées sur le même sujet ou sur un sujet proche, contexte du projet dans l’entreprise,…).
Il favorise le dialogue entre les différents partenaires, pour obtenir du prestataire la conception et la réalisation la plus efficace qui soit.
Il facilite aussi le choix des solutions techniques proposées par la suite, en définissant les critères qui les départageront, ainsi que les niveaux souhaités ou exigés pour ces critères.
Enfin, il s’agit d’un engagement contractuel entre les différentes parties, notamment concernant le respect des niveaux établis pour les critères.

Normes

De nombreuses normes existent : AFNOR, DoD, NF X50-151 qui proposent des plans types de rédaction d’un cahier des charges.

1. Présentation générale du problème

1.1 Projet 1.1.1 Finalités 1.1.2 Espérance de retour sur investissement

1.2 Contexte 1.2.1 Situation du projet par rapport aux autres projets de l’entreprise 1.2.2 Études déjà effectuées 1.2.3 Études menées sur des sujets voisins 1.2.4 Suites prévues 1.2.5 Nature des prestations demandées 1.2.6 Parties concernées par le déroulement du projet et ses résultats (demandeurs, utilisateurs) 1.2.7 Caractère confidentiel s’il y a lieu

1.3 Énoncé du besoin (finalités du produit pour le futur utilisateur tel que prévu par le demandeur)

1.4 Environnement du produit recherché 1.4.1 Listes exhaustives des éléments (personnes, équipements, matières…) et contraintes (environnement) 1.4.2 Caractéristiques pour chaque élément de l’environnement

2. Expression fonctionnelle du besoin

2.1 Fonctions de service et de contrainte 2.1.1 Fonctions de service principales (qui sont la raison d’être du produit) 2.1.2 Fonctions de service complémentaires (qui améliorent, facilitent ou complètent le service rendu) 2.1.3 Contraintes (limitations à la liberté du concepteur-réalisateur)

2.2 Critères d’appréciation (en soulignant ceux qui sont déterminants pour l’évaluation des réponses)

2.3 Niveaux des critères d’appréciation et ce qui les caractérise 2.3.1 Niveaux dont l’obtention est imposée 2.3.2 Niveaux souhaités mais révisables

3. Cadre de réponse

3.1 Pour chaque fonction 3.1.1 Solution proposée 3.1.2 Niveau atteint pour chaque critère d’appréciation de cette fonction et modalités de contrôle 3.1.3 Part du prix attribué à chaque fonction

3.2 Pour l’ensemble du produit 3.2.1 Prix de la réalisation de la version de base 3.2.2 Options et variantes proposées non retenues au cahier des charges 3.2.3 Mesures prises pour respecter les contraintes et leurs conséquences économiques 3.2.4 Outils d’installation, de maintenance … à prévoir 3.2.5 Décomposition en modules, sous-ensembles 3.2.6 Prévisions de fiabilité 3.2.7 Perspectives d’évolution technologique

Méthodologie

Dans le déroulement d’un projet, le cahier des charges fonctionnel précède l’étude technique qui conclut la phase d’avant-projet. Pour arriver au cahier des charges fonctionnel, plusieurs étapes sont donc nécessaires.

Étude d’opportunité

Cela consiste à étudier le contexte du projet,à déterminer les besoins généraux de la maîtrise d’ouvrage et à vérifier si ceux-ci correspondent bien aux attentes des utilisateurs finaux et aux évolutions probables à venir. Cela permet de décider de la viabilité du projet. Cette étape se conclut par la livraison d’une « note de cadrage » qui établit officiellement l’intention de projet.

Étude de faisabilité

Cette étape repose sur l’analyse de la faisabilité aussi bien aux niveaux économique et technique qu’au niveau organisationnel. C’est une analyse des besoins qui permet ensuite d’estimer grossièrement les coûts d’investissement et de fonctionnement du projet (moyens humains et matériels), les délais prévus et les retours sur investissements possibles. Ceci mène aux études de scénario, qui envisagent les risques pouvant menacer le projet et présentent un bilan prévisionnel. Le dossier de faisabilité conclut cette étape, permettant au comité de pilotage d’étudier chaque scénario.

Pour établir un cahier des charges il faut au préalable procéder à l’analyse fonctionnelle du besoin.

Analyse fonctionnelle

L’analyse des besoins faite auparavant se concentrant surtout sur les besoins majeurs du produit, il est ensuite nécessaire d’approfondir pour pouvoir rédiger un document contractuel sur lequel la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre s’entendent.

Les besoins devront être exprimés sous forme de fonctions (d’où le nom d’analyse fonctionnelle) et non de solutions pour permettre un choix lors de l’étude technique. Ces fonctions doivent donc être listées, classées et explicitées. Une telle analyse se réalise en établissant la bête à cornes et la pieuvre qui sont des outils fonctionnels permettant de caractériser les fonctions de service attendues et générées par l’usage d’un produit: Pour établir la bête à corne, il est essentiel de se poser les trois questions suivantes :

• A qui, à quoi le produit rend-il service ?
• Sur qui, sur quoi agit-il ?
• Dans quel but ? (pour quoi ?)

La bête à cornes est un outil de représentation de ces questions fondamentales.

Bête à cornes

La pieuvre est un outil de représentation des fonctions d’un objet et de leurs relations. C’est un diagramme d’association constitué du système et des éléments de son milieu environnant. Il fait apparaître les associations entre le système et les éléments de son environnement. Une fonction est une action d’un produit ou de l’un de ses constituants exprimées uniquement en termes de finalité. Elle est formulée par un verbe à l’infinitif suivi d’un ou plusieurs compléments. Il y a deux catégories de fonctions de service représentées par la pieuvre.

Les fonctions principales

Ce sont des relations entre deux composantes du milieu extérieur par l’intermédiaire du produit. Elles justifient la création du système. On les note FP.

Les fonctions contraintes

Elles ont pour but de définir les contraintes imposées au produit par son milieu extérieur d’utilisation. Elles identifient les relations entre l’objet et un élément du milieu extérieur.

Analyse de la valeur

L’analyse de la valeur repose sur l’analyse fonctionnelle mais s’appuie aussi sur les solutions à apporter au problème et leurs coûts, pour les évaluer.

Enfin, le choix des critères d’évaluation des solutions et des niveaux qu’ils doivent atteindre doit être opéré. De par sa nature contractuelle, et pour prévenir des dysfonctionnements futurs, il est très important que chacune des parties participe activement à la rédaction du cahier des charges fonctionnel.

Voir aussi

Articles connexes

• Cahier des charges

Liens externes

• http://www.dsi.cnrs.fr/conduite-projet/phasedeveloppement/technique/etude-prealable/cahier-charges-fonctionnel/basdevtech2.htm
• http://www.sciences-indus-cpge.apinc.org/Sys2-Outils-de-l-analyse